Polityka prywatności Zielona Sieć Energetyczna

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników przez Zielona Sieć Energetyczna z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Spółka” lub „Administrator”).

1.2. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

1.3. Polityka dotyczy w szczególności:

• klientów i potencjalnych klientów Spółki,
• użytkowników strony internetowej i formularzy kontaktowych,
• kontrahentów oraz osób działających w imieniu kontrahentów,
• osób kontaktujących się ze Spółką w sprawach związanych z ofertą z zakresu energetyki.

2. Administrator danych osobowych

2.1. Administratorem danych osobowych jest: Zielona Sieć Energetyczna (dalej: „Administrator”).

2.2. Z Administratorem można skontaktować się w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych za pośrednictwem:

• poczty elektronicznej: [wstaw adres e‑mail],
• korespondencyjnie: [wstaw adres siedziby] z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”.

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

3.1. Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON,
• dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny,
• dane dotyczące umów i usług: dane niezbędne do przygotowania oferty, zawarcia i realizacji umowy z zakresu energetyki,
• dane dotyczące rozliczeń: numer rachunku bankowego, dane płatnicze, informacje księgowe,
• dane techniczne i eksploatacyjne związane z korzystaniem ze strony internetowej (np. adres IP, dane o urządzeniu, pliki cookies, logi systemowe) – w zakresie niezbędnym do zapewnienia prawidłowego działania strony, bezpieczeństwa i statystyk.

3.2. W przypadku kontaktu za pośrednictwem formularza kontaktowego lub poczty e‑mail Administrator przetwarza dane podane dobrowolnie przez użytkownika, w szczególności imię, nazwisko, adres e‑mail, numer telefonu oraz treść wiadomości.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

4.1. Zawarcie i wykonywanie umów (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

• przygotowanie i przedstawienie oferty na produkty i usługi z branży energetycznej,
• zawarcie, realizacja i rozliczenie umów,
• obsługa zgłoszeń i reklamacji.

4.2. Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

• prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej,
• przechowywanie dokumentów dla celów dowodowych wynikających z przepisów prawa.

4.3. Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• dochodzenie lub obrona przed roszczeniami,
• zapewnienie bezpieczeństwa sieci i systemów informatycznych,
• prowadzenie analiz statystycznych, raportowanie oraz rozwój oferty usług energetycznych,
• marketing bezpośredni usług własnych (w granicach dozwolonych prawem).

4.4. Na podstawie udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• przesyłanie informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną lub telefoniczną,
• udział w wydarzeniach, konkursach, akcjach promocyjnych organizowanych przez Administratora,
• wykorzystanie danych wykraczających poza niezbędne do realizacji umowy lub obowiązków prawnych.

5. Dobrowolność podania danych

5.1. Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak może być niezbędne do zawarcia i realizacji umowy lub do udzielenia odpowiedzi na zapytanie.

5.2. W przypadku gdy podanie danych wynika z obowiązku ustawowego, ich niepodanie może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy czy realizację obowiązków prawnych.

6. Okres przechowywania danych

6.1. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres:

• trwania umowy oraz rozliczeń po jej zakończeniu,
• wymagany przepisami prawa (w szczególności podatkowymi i księgowymi),
• niezbędny do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (uwzględniając terminy przedawnienia roszczeń),
• do momentu wycofania zgody – w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, o ile prawo nie wymaga dłuższego okresu przechowywania,
• do czasu zgłoszenia sprzeciwu skutkującego zakończeniem przetwarzania – w przypadku przetwarzania w celach marketingu bezpośredniego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.

7. Odbiorcy danych osobowych

7.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom współpracującym z Administratorem przy realizacji usług energetycznych (np. partnerom technicznym, serwisantom, dostawcom rozwiązań z zakresu energetyki),
• podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora (np. obsługa IT, hosting, księgowość, doradztwo prawne, firmy kurierskie i pocztowe, dostawcy systemów do obsługi klienta i marketingu),
• instytucjom upoważnionym na podstawie przepisów prawa (np. organy administracji publicznej, organy ścigania),
• bankom i instytucjom płatniczym – w zakresie realizacji płatności,
• innym podmiotom przetwarzającym dane w imieniu Administratora na podstawie stosownych umów powierzenia.

7.2. Odbiorcy danych są zobowiązani do zapewnienia poufności i bezpieczeństwa danych osobowych oraz do ich przetwarzania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

8.1. Co do zasady Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).

8.2. Jeżeli w wyjątkowych przypadkach dojdzie do przekazania danych poza EOG (np. w związku z korzystaniem z określonych systemów informatycznych), będzie się to odbywać wyłącznie na zasadach określonych w RODO, w szczególności:

• do państw, wobec których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych, lub
• z zastosowaniem standardowych klauzul umownych lub innych właściwych mechanizmów zapewniających odpowiedni stopień ochrony danych.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

9.1. Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych (uzyskania informacji o przetwarzaniu oraz kopii danych),
• prawo sprostowania (poprawienia) danych,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
• prawo ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo przenoszenia danych – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby – gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego – w tym profilowania, w zakresie, w jakim jest ono związane z takim marketingiem,
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem, jeśli przetwarzanie opierało się na zgodzie.

9.2. W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem w sposób wskazany w pkt 2 Polityki.

10. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

10.1. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, w szczególności w państwie swojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.

10.2. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

11. Pliki cookies i technologie podobne

11.1. Strona internetowa Administratora może wykorzystywać pliki cookies i inne podobne technologie w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony,
• dostosowania treści i funkcjonalności do preferencji użytkownika,
• prowadzenia anonimowych statystyk odwiedzin oraz analizy ruchu na stronie,
• poprawy bezpieczeństwa i jakości świadczonych usług.

11.2. Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej, w tym blokować zapisywanie cookies lub usuwać już zapisane pliki. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcje dostępne na stronie.

12. Zabezpieczenia danych osobowych

12.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, adekwatne do ryzyk związanych z przetwarzaniem oraz specyfiki branży energetycznej.

12.2. W szczególności Administrator:

• ogranicza dostęp do danych jedynie do osób i podmiotów upoważnionych,
• stosuje procedury bezpieczeństwa oraz środki ochrony systemów informatycznych,
• regularnie monitoruje stosowane środki bezpieczeństwa i dostosowuje je do rozwoju technologii oraz wymogów prawnych.

13. Zmiany Polityki prywatności

13.1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, rozwoju usług, technologii lub sposobu przetwarzania danych.

13.2. Zmiany wchodzą w życie z dniem publikacji zaktualizowanej wersji Polityki na stronie internetowej Administratora, chyba że wyraźnie wskazano inny termin ich obowiązywania.

13.3. Zaleca się regularne zapoznawanie się z treścią Polityki w celu śledzenia aktualnych zasad przetwarzania danych osobowych przez Zielona Sieć Energetyczna.